不要把简单的事情复杂化,其实这样就能管理好公司的印章

合伙指南 | 作者:李立律师

这是李立律师博客和合伙指南公众号538篇文字

不要把简单的事情复杂化,其实这样就能管理好公司的印章


很多的文章、课程都在讲关于公司印章管理的重要性,也会告诉大家这里面会产生什么样的法律风险,进一步告诉大家该怎样合理的进行管控。但是有一点,这些文章没有提到过,那就是:印章管理,是企业法律管理中较简单的一项工作。这项工作比较容易就可以做好,只要掌握了一些基本的理念和方法就可以。相对于其他法律问题来说,这里面的法律内容较为简单。

虽然关于企业法律管理,谁也无法百分之百地做到避免所有的风险和纠纷,但是,关于公司印章,却是可以几乎百分之百做到的。

今天 ,我就从这个角度来谈一下这个公司印章的管理要掌握一些什么理念和方法。

首先,关于公司印章管理的具体方法,是要看企业的特点而定的。有几种有所差异的套路,但是要区分几种类型而修定。

第一,要看这家企业的规模是怎么样的、业务用印的具体需求是怎么样的。

假设,一家小微公司,公司的规模很小,公司的大股东是掌控这家公司的,同时他自己也是业务拓展的主要承担者,经常需要到各地拓展业务,在不同的地方都有可能有用印的需要。

在这样的情况下,优先考虑的公章管理方法,就是由这位大股东自己随身携带着公章,因为没有人有权再去审批他的用印要求,其他人也用印的频率也大大低于他。这时候,需要重点关注的只有一点,那就是随时携带公章的具体方法,避免遗失。

再假设,一家中小型的公司,公司的规模不是很小,公司的发展已经促使公司内部产生了多个相对独立的业务部门,各部门都有一定的申请用印需求。针对这样的情况,公章就不适合由大股东随身携带了,因为会大大影响各项业务和事务处理的效率。这时候,就应当专设一人或一个部门对公章进行管理,然后根据公司大股东的批准用印。

再假设,这家公司里,并不是由一个大股东全部控制,而是存在着多个股东,存在着某种程度地共同管理公司的权力组织架构。这时候,就需要对用印的审批权限进行合理的划分。例如,设有通常意义上的总经理时,那么日常业务管理的事务的用印应当由总经理来审批。

其次,要搞清楚公司的印章究竟是谁的?

这个问题,听上去是不是很奇怪。“公司的印章”是谁的。既然是公司的印章,印章当然是公司的。可是,现实中,这个奇怪一点都不奇怪。每个想掌控公司印章的人,都认为印章是自己的。很多人其实是搞不太清楚公司和自己的法律关系是怎样理解的,一旦进入纠纷状态那就是更加混乱了。

公司,是法律上的一种“人”,名称是“法人”。“法人是一个组织,法定代表人才是个自然人”,这个话题都是老生常谈了。但是,这个错误依然在媒体中、在文章中、在口口交谈中大量地流传着。

公司,是一种独立法人。所谓独立法人,一定是享有独立的法人财产权。公司的财产,不仅包括公司的现金、房屋、设备、知识产权、货物等常见的财产,也包括公司的印章、营业执照、公司的税务登记证书、公司的银行卡IC卡等等。也就是说,公司印章是公司的财产,公司是公司印章的所有权人。

但是,我们的公司法等法律法规里,并没有那么详细地规定公司的印章具体由谁来保管持有的。

要知道,法人是一种组织,要具体作出一些行为时,虽然是以法人的名义作出的,但是一定是通过某个或某些具体的人员作出的。比如说,公司在与其他公司谈业务时,一定有公司的业务人员在具体操作。因此,公章的保管使用,也存在一个相对具体的执行者。

虽然公司法等法律法规中并没有明细规定公章由哪个自然人具体持有和保管,但是根据法律以及经验,这并不是什么难解的问题。

公司,依法都需要明确一名法定代表人,并且记载于工商登记簿上公示。一般而言的话,法定代表人就是公司印章的持有人,这也是属于法定代表人的职权范围事项。

其实,法律之所以不去规定公司的印章具体由哪个人去持有和管理,这并不是什么立法上的粗糙,而是立法上的有意而为之。

公司法,从整体意义上来说,是属于民法的范畴,特别是关于非上市公司的内部治理制度的规定。所以,关于非上市公司的内部治理,立法秉持的原则就是尽量不介入,将这个自由留给公司以及公司的股东们。也就是说,关于公司的印章该怎么管、怎么用,法律不强制干涉,而由公司的股东们自由来确定。

假如公司的股东们对公司印章的持有和管理没有特别约定的,那么法律上就默认是由法定代表人来持有和管理的。这个道理不言自明,从“法定代表人”这个法律名称上就可以读出来了。

因此,我们可以总结一下了:公司的印章,所有权人是公司;假如没有特别约定的,那么公章具体由法定代表人持有和管理。

其实,关于公司印章的基本法律理念,作为企业家来说,了解上面的内容其实已经够了。但是,我这里还是再多分享一点额外的内容。

现实中,有一些关于公司印章的诉讼案件呈现出了一些复杂的因素。很多人读了有关的案例或者听了某些课程,就以为公司的印章管理在法律上是有疑难复杂的。这个判断是错误的。

那些涉及公司印章持有或使用的诉讼案例,之所以看上去存在复杂的法律问题,并不是公司印章本身所引起的,而是其他一些因素所造成的。这样说可能有些虚。举个例子:

比如说,当一家公司内部股东之间出现了激烈的矛盾,有时候某一方会想办法从法律上剥夺某人的法定代表人身份。在一些案件的事实情况中,就会出现部分股东开股东会罢免现任法定代表人的情节。这时候,对于谁是公司法定代表人,就可能产生争议了。部分股东认为,在工商登记簿上记载的现任才是公司法定代表人。另一部分股东认为,罢免现任法定代表人的股东会决议符合公司章程的程序规定,所以现任法定代表人已经被罢免,不再是法定代表人了。紧接着这个争议,双方就会对于公章该由谁具体保管产生争议了。

其实你看,在这个纠纷中,复杂的问题不是公司印章的所有权问题,而是法定代表人究竟应当认定是谁的问题。

我刚才举的这个例子里,关于法定代表人究竟应当是谁的认定,就需要牵涉内部纠纷和外部纠纷之分的法律分析。得出来的结论其实是有些反常识的,那就是:这个公司法定代表人,存在着两个平行世界,在这两个平行世界里,这个公司的法定代表人是不同的。对于外部人来说,比如说与这家公司签订了一份商业合同的我来说,这家公司的法定代表人还是现任,也就是工商登记上的法定代表人。但是,对于内部股东及高管来说,公司的法定代表人就是新任的那位。具体分析,我这里就不展开了。

那么,在这种情况下,公司印章应当归新任的法定代表人还是原来的法定代表人呢?公司的印章起到的主要作用也是对外代表和证明公司意志的行为,因此,原则上,依然应当由仍在工商登记上的法定代表人持有和管理,除非公司章程有特别的规定。新任法定代表人可以在工商变更登记后接手公司印章。

另外,关于公司罢免法定代表人、修改公司章程的股东会决议,也会引发关于这些决议是否有效或者被要求撤销的纠纷产生。这些都会进一步引发关于公司的印章归谁所有的争议。

所以,较好的方式,仍然是在公司章程里早早地通过制度设计的方式就将这些问题给解决掉。当然,最好的方式,是在公司内部治理机制中防止这种冲突和矛盾的产生。

最后,要说明一点的是,公司的印章管理这件事情,应当是在公司业务管理整体制度的项下分支。因为,能够对外产生代表公司的法律效力的,不仅仅是加盖公章,至少还包括了法定代表人签署、表见代理这些常见的情况。

在对外的一份合同协议或承诺书上,也许根本没有加盖公司印章,但是有可能是法定代表人签了字,有可能是签署在这个协议的公司内部人员“从外观上”足以让人相信和信赖他有权代表公司签署,这时候,这份没有加盖公司印章的合同协议或承诺书,依然有可能直接产生法律效力而直接对公司产生法律约束力。所以,从管理公司对外行为的角度来说,管好公章很重要,但是,仅仅管好公章是不够的。

【本文作者:李立律师 】
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