股东会不要动不动就开会,很多事情不开会也能做出有效决定

合伙指南 | 作者:李立律师

这是李立律师博客和合伙指南公众号1251篇文字

股东会不要动不动就开会,很多事情不开会也能做出有效决定


很多人不知道:股东们一起就某事项作出决定,很多情况下是不需要召开股东会会议的。

最近在工作中还是遇到了这样的情况,股东们要做出某个决定,而且很着急,于是大股东就自行起草了一份股东会决议给我审核,内容大致是这样的:“某某公司于某年某月某日于自己公司会议室举行了临时股东会会议会议上,到会股东谁谁,一致同意通过以下决议等等。”

问了一下,不出所料,并不是真正要开一次会召集大家在一起做一个表决,只不过是做了一个这样的文件,然后让股东们签字盖章,这样就“完成”了一份股东会决议。

这样一份股东会决议,是违反公司法的规定的,因为你实际上没有开会。

当然,这个违法的程度是比较低的。根据目前的司法实践来看,很多情况下法院认为只要这些股东都同意了,也都真实的签字盖章了,那么实际上没有开会这点小瑕疵是不影响这份股东会决议效力的。

但是,无论如何,这样的操作方式是不合规的。而且,在现实中有时会做得更为的过分,连签字都是大股东代签的。具体的做法是口头方式通知了一下这些小股东,甚至有些都没有通知,然后就自己在这份股东会决议上签上所有股东的名字,形成一份股东会决议。这样的不合规,就更严重了,就有可能影响到股东会决议的法律效力了。

这两年有些案子,就是类似的情况。在一个案件中,一名反对某份股东会决议的股东提起了诉讼请求,请求法院确认这份股东会决议不成立,理由就是:自己根本没有得到过会议的通知,公司根本没有在某年某月某日在某个地方开过股东会会议,股东会决议上的字也不是自己的签字。

公司和大股东,在法庭上向法官表示:用口头的方式通知过原告的,并且取得了原告的同意,但是没有留下什么证据;另外,之后很长的时间里原告对这份决议从来就没有提出过意见,只是因为最近大家因为某些事情矛盾加深了,原告利用这件事情做文章。

猜一猜法官最后会如何处理?

法官最后还是要看证据的。

有没有开过会,举证责任当然在公司和召集负责人那里,不可能让原告就不存在的事情去举证。

当就股东会的召集和举行,要有基本证据。既然股东会决议上写着是在某年某月某日在某个地方召开了股东会,那么至少应当要提供一下会议记录,有所有股东的签到或者签字,地道一点的最好还要有录像或者照片作为佐证。

只有一份签字都不是股东亲自签署的股东会决议,其它什么证据都没有。在这样的情况下,法院毫不犹豫地支持了原告的诉讼请求,认定没有证据证明这次股东会召开过。既然连会议都没有召开过,那么这次股东会的决议也就不成立了。“不成立”的意思,就是根本就没有存在过,不需要去判断有效还是无效,也不需要认定是否要撤销,就是没有过。

公司法已经运行了几十年了,很多公司的股东对合规仍然是非常淡漠。他们往往忽视了一点:人是会变的,股东之间的关系是会变的,是会有波折的。

眼下大家一团和气,你可以随时代表对方在股东会决议上签字,可以不按照公司章程的规范召开股东会会议就形成股东会的决议,只要没有人在法律上提出异议,不采取司法手段,这些错误都是可以被掩盖下来的。可是,一旦股东之间的关系有了波折,发生了变化,原来的那些不合规,就都有可能被挖出来作为打击的手段和素材。要知道,让一份股东会决议失去效力,后果可大可小的,极其容易引起无法预计的连锁反应,导致之后的决议或者法律行为的效力也出现问题,有可能面临推倒重来的危机。

公司内部治理,最重要的是股东关系的治理。强化和优化内部治理,可能并不能直接提升公司的市场竞争能力,但是它减少了公司顶层的内部矛盾和摩擦,实质上提高了公司内部的决策效率,降低了内部管理成本和损耗,这也间接提示了公司的市场竞争力。

如今的年代,开会是相对低效的方式。开股东会,首先就需要提前15日通知所有的股东。假如公司还设有董事会的话,那么还可能需要先开董事会。这个效率是低下的。

股东会形成一个决定有没有更高效的方法呢,当然有。首先可以通过公司章程自定义的方式,将开会的程序和形式进行合理合法的优化,多利用合理的电子通讯手段进行开会,就已经可以大大的提高了公司股东会开会的效率。

另外,也是今天要重点介绍的:《公司法》明确提供了一种特殊股东决定方式,叫做“书面决定方式”。运用这种法律方式,就可以不用开股东会会议,而直接以书面文件的形式来作出全体股东决定,具有和股东会会议决议相同的法律作用和效力。

“书面决定方式”,只有2个前提:

  1. 所有的股东都同意这份决定上的内容,不能有人不同意或者弃权;
  2. 所有的股东都必须在这份决定书上签署。

“书面决定方式”,同样可以适用于股东会职权范围里的重大事项。

从现实的经验来观察,中小微的有限责任公司,股东之间商议的事项,99%以上几乎都是全体股东同意的,“书面决定方式”的运用机会,其实应当高于会议表决的方式。但是如今,现实中学会使用股东书面决定方式的并不多。恰好看到这篇文章的有限责任公司股东们,建议可以在未来的股东决定方面多多采用这种高效率的方式,不要动不动就开会。

【本文作者:李立律师 擅长公司、股权、合伙等公司类法律实务,政府法律顾问,政府评定的优秀律师,1999年开始执业,办公地点上海市】
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