作者:李立律师
这是李立律师个人博客和[合伙指南公众号]第1321篇文字
有备无患,员工手册这东西,小企业就算平时用不上,最好备一份
在我接触的企业中,那些规模小微企业,或者是初创企业,对于员工手册这种东西,几乎都是不怎么关注的。毕竟,能够生存下来,寻找更多的业务机会,才是首要的事情。但其实,员工手册这个东西,即使平时不用,还是要备上一份的。
为什么平时不怎么用,还要去做一套员工手册呢?
这里面有两个原因:
第一,在处理劳动纠纷的时候,会增加用人单位这一方的依据。
很多劳动纠纷案件,用人单位想要证明员工有过错,有过失,这样就可以免除和减轻用人单位身上的法律责任,包括免除或减少赔偿款。
但是实践中,不管是劳动仲裁委员,还是人民法院,在认定劳动者有没有重大过失或者过错的时候,有一个重要的判断依据,就是用人单位在这方面的规定是怎么样的。
法官们一般认为,你公司说员工在哪方面哪方面做错了、做的不对、违反了劳动制度,那你至少要把制度拿出来吧。
这时候,很多小微企业会忽然发现,自己在这方面没有规章制度。
例如,在今年的一个案件中,员工是负责采购的,这家公司是做中间采购批发的业务。公司在劳动纠纷的诉讼中,指责这名员工未经上级领导的确认,就擅自采购了一批货物,以至于这批货物最后没有销售出去。
员工反驳说,一直是按照销售端口的数据进行独立判断,然后确定采购货物的,并没有说一定要经过上级领导的确认。
这时候法院就问这家公司,关于怎么确定采购货物的种类和数量,公司有没有这方面的规章制度和流程要求?如果有的话,请提交书面的规章制度。
完全没有,这家公司在这方面根本就没有书面的规章制度。
这个案子理所当然的,用人单位就败诉了。
这样的劳动争议案件,非常多。小到请假的流程,在有些案件中一些企业都是没有明文规章制度,法院最后都作出了对劳动者有利的认定。
所以,只要有员工,只要感觉未来可能会有劳动争议,那么一份通过法定程序的书面规章制度,那是必备的。
或许有人要问了,小微企业本来就没有太多的管理成本,搞一份员工手册是不是很麻烦?
下面来说,为什么小微企业最好也搞一份员工手册的第2个原因。
第二个原因就是,如果平时不怎么用得到,那其实员工手册可以制定的很粗糙、很容易。
员工手册并不是说你制定好了,就能自己产生作用的。它要平时也能产生作用,是需要管理人员持续投入管理成本的。假如做不到这一点,但又想在未来的劳动争议中不要拿不出制度依据,那么,其实可以考虑快速制作一份比较粗糙的员工手册。
所谓粗糙,是指在大部分的规定上,不要进行深入的个性化研究和细化。只要把自己目前想到的,最主要的几个点修订一下就可以。
那么快速制作这样一份粗糙的员工手册,具体怎么操作呢?
这是我在过去的工作中创造出来的一套小小流程,在咨询服务过程中专门建议给小微企业用的。
具体流程只有三步。
第1步,去找一个合适的模板或示范样本。优先选择各省市人力资源与社会保障部门颁发的示范样板。自己到网上去搜能看到。
假如找不到(应该找得到),也可以找一个同行业的,跟自己规模差不多的公司的员工手册作为模板。
第2步,把员工手册的内容快速的浏览一遍。把自己目前想到的一些主要细化内容补充上去,整体修改调整一下员工手册中的具体部门名称和相关表述(比如,样本里是人事部,你公司可能是行政部)。
第3步,根据劳动法和劳动合同法的要求,走规章制度制定和通过的法定程序流程。
这样一份粗糙的员工手册就制定好了。它很可能不能满足你平时日常精细化员工管理的要求,但至少在绝大部分事项上,会给未来可能发生的劳动争议提供制度依据。
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