怎样让规则和管理标准化?

合伙指南 | 作者:李立律师

这是李立律师博客和合伙指南公众号296篇文字

标准化的后果,是管理成本的降低以及工作成果的稳定性增强。这是很多人都心心念念想要实现的东西,特别是老板们。老板们大多日理万机、需要管理相当多的关系,脑袋里需要同时思考的事情也比普通员工要多得多。总得来说,老板们是最想要各项事务尽量标准化的人,这亲他们可以省出更多的时间和精力去开拓公司业务的进一步发展。

在我接触的客户中,也经常有人提出这方面的想法,比如某某类型的合同能不能标准化,某某规章制度能不能完全流程化。简单地说,就是在这些事情上能不能未来尽量傻瓜式地进行,不要再费神去把关了。这种想法能实现吗?

今天,我就从法律实务的角度来聊聊这个事情,规则和管理的标准化问题。

根据我的研究和实务经验来看,规则和管理的标准化问题并不能一概而论,要看是何种事务。如果从标准化的角度来划分,一类是可以标准化的,一类是很难标瘁化的。

可以标准化的规则和管理制度,可以说历史悠久了。人类在很多的生产、制造、农业、军事等各行业都会有一些标准化的操作流程。如今也是这样,比如一条生产流水线的生产管理,工业产品的生产制造安装、涉及技术的实施过程、检测、安全防护、技术操作规范,等等,这些领域不是要不要标准化的问题,而是必须标准化,这不仅是管理上的要求,很多也是法律法规和国家标准的要求。这类标准化的规则和制度,很多在行业内几乎是通行的,各家之间的差异都不大。

而我今天重点要讲的是那些很难标准化的规则和管理制度。这些规则和管理制度,就是那些没有任何国家标准和强制性的规定的企业自主可定的规则和管理制度。这类规则和管理制度,用法律专业词语来说,属于企业自主权的范围。比如说,最无聊的“企业考勤制度”,没有任何国家法律或行业标准规定了这个制度的具体内容是什么样的,甚至都没有法律规定一家企业必须要有这个制度。那么,这类制度或规则怎样标准化?

不要被自己提出的问题给限制住思维了,在考虑怎样标准化之前,我们有必要先来看看要不要试图将一项制度或规则标准化?

标准化的目的是什么?是为了这项管理或规则运行得更为稳定,并能够因此减少管理成本。

所以说,假如某项规则或制度的标准化不能达到上面所说的这个目的,那么就没有必要去考虑去做标准化这件事情,否则就是脱裤子放屁了。

我们先拿上面的“考勤制度”为例。通常来说,目前的考勤方式大多是以考勤机为主,辅以人工管理。在考勤机这方面的工作量,已经自动化了,也就是标准化了,那么对于那些其它的考勤事项,比如请假的管理、加班的管理要不要也进行标准化呢?在没有标准化之前,这些工作一般是由人力资源部门为管理核心来进行人工管理的,而这方面的工作量在人力资源部门里并不是很重。而如果考虑将这部分工作进行标准化,需要对各类加班以及请假情形进行标准化的研究和设计,并且需要单独建立系统或纳入OA系统来处理,这并不是件低成本和容易事情。因此,两相比较,这部分的考勤工作进行标准化的实际效能就很有限,是没有太大必要来操作的。

再拿合同管理来举例。有的类型的合同的管理是可以标准化的。最典型的是那种很强势的发包方、招标单位,这些公司在这类事务中的合同通常都是不允许合同对方随意修改的,这类合同的管理就有机会可以实现标准化的处理,以减少事务过程中发生人为错误的可能性。但是,对于“乙方”来说,要实现在这方面的标准化,几乎是不可能的。每个甲方都有可能提出自己全新的要求,包括合同内容,而且还可能变动好多次。在这样的情况下,要强求设计一套标准化的管理流程是不现实的。

当然,还有一种常见的情况,那就是这项规则或管理制度本身就是有问题的、无效的、错误的。如果存在这样的情况,那么在这个错误之上进行标准化,那无异是错上加错,至少是白白浪费了管理成本。但这也是最需要甄别的情况。现实中,很多企业已经制订的许多规则和制度本身确实是很多有问题的,在标准化之前,首先要正常化和合理化。

虽然,上面我谈了好些规则和制度本身不适合标准化,但是,我所说的是“在整体上”不适合标准化。

即使是整体上不适合标准化的规则和制度,我们仍然可以借助一些标准化的手段来辅助这些规则制度的运行。这种管理方式,我把它称之为“非标准的标准化”,这是一种适合几乎所有在整体上不适合标准化的规则和制度。

怎样操作这个“非标准的标准化”呢?

首先,要将这个规则和制度的现行状态进行分析和合乎逻辑的拆分。这些逻辑包括主次之分、主辅之分、实体和程序之分、原则和具体之分、部分分工之分、内外之分等等。这个需要结合具体项目来进行分析。这个本身并没有太大难度,但是需要有意识以及多实践。

其次,根据上面的拆分,我们可以将拆分出来的一些部分进行单独的观察和分析,看这部分是否可以单独进行标准化。

最后,将这部分标准化的结果模拟与现有整体操作流程进行结合,看这部分标准化是否有不稳定的情况。所谓不稳定,是指这部分的流程无法固定下来,需要根据情况进行无法标准化的变化。如果稳定了,那么就意味着这部分的标准化是可行的。

以最让乙方头疼的合同管理为例。

通常情况下,我们对现有合同管理进行拆分分析,你会发现,并非所有的部分都是无法标准化的。这里面有2个现实和逻辑是起到作用的。第一,只要是合同,就会按照合同的逻辑走;第二,具体到行业或自身的业务,合同的类型和内容大部分是可以固定或分类固定的。根据这些逻辑,在这其中,标准化是部分的可用武之地的。

例如,按照合同管理的一般逻辑,是需要一个审核流程的,最简化的流程里,所有甲方的要求,也都是需要公司老板最后审核确认才能答复的。这个流程正常逻辑下是不可能取消的。那么单独针对这个内部程序性的内容,就可以规定一个标准化的规则或流程。这个内容,我能设想的极简化的标准化规则可能是:

公司制度明文规定,并且也在项目开始时就书面告知对方:所有有关合同的内容,以公司老板邮箱发送的内容为准,其他员工发送的都不作数。

说明一下,上面只是为了说明内容而假设的一个较为极端的例子,别真的拿去当自家公司的内部规则啊。

另外一个实际的例子,就是有一些公司在合同管理的审核流程中,都会加入一个要求公司法务部或法律顾问必须流转审批的环节,这也是一种部分标准化的方式,虽然这种方式相当耗费法务人员或律师的时间。

规则和管理的标准化,还有一个重点是:成本。

一些企业想要规则和管理制度的标准化,会自然而然地认为这个事情是可以降低管理成本、提供规则运行效率的。但有一点,很多人会忽视,那就是标准化的过程是需要较高成本的,因为标准化是一件较高难度的工作。

大家都知道国家标准、地区标准。而这些标准的制订过程,通常都是实施这个标准时间很长并且在业内是有一定代表性的企业以及行业协会、专业大学、研究机构来共同完成的。之所以需要这些机构合力来制订,正说明标准化这项工作并不是那么容易的。

企业内部的规则和制度的标准化的难度在于要有一定抽象化研究和分析的能力,要结合自身具体情况,又不能完全陷在里面,否则就无法进行合理的逻辑拆分。另一个难点在于参与这项工作的人员往往有可能带有部门利益而使这项工作会有所偏差,因此,最合理的方式,是由公司老板或CEO来直接带领进行这项工作,并且聘请外部顾问协助。

之所以要说这个标准化的成本问题,也是提醒很多中小微企业不要轻易去操作这件事情。因为这个成本,很有可能还包含了标准化后的磨合成本。而这个磨合期会产生多少成本或风险,完全取决于这项标准化工作的决策是否准确以及标准化的质量高不高。有时候,当你没有足够的准备和成本预算的情况下,一动不如一静。

有些企业试图通过外包建立OA系统或软件系统来带动某些规则和管理的标准化,有比较成功的,也有很多失败的。我也亲自参与过这类事务。这类事务成与败,还是要看自身企业、行业的具体情况而定,不可盲目。

外包这类系统,最容易出问题的是外包技术团队和企业管理团队之间无法达成有效的合议,无法形成有效的研究和分析的工作。

最终效果比较好的方式可能是这样。不要直接在外包团队提供的通用架构上进行修改,而是自己将自己的需求全部提炼出来后转换成技术需求点,然后将这些技术需求点交给外包团队来实现,但这需要公司内部有一个具备产品经理思维和能力的管理人员,有难度。

总之,规则和管理制度的标准化确实是大有好处的,但这方面的工作需要成本和管理团队投入,并不是简单的事务,不能随意,以免破坏现有的经营管理节奏而得不偿失。