签字这个事的讲究

合伙指南 | 作者:李立律师

这是李立律师博客和合伙指南公众号287篇文字

说起签字,看着似乎很平常很平常,但是实际上是大有乾坤,会用的人能用出价值来,不会用的人能随时掉进坑里。但是,这么重要的一项内容,我发现似乎也没有人专门开课来讲一讲,我也没有发现有人会花钱专门就这个事情来咨询律师,都是遇上了大麻烦才会想起找律师。今天,我根据法律原理及实务经验将这个签名的事情聊一聊。

签名,一般人通常关注的是2件事情:一是有没有签名;二是签名是真的还是假的。这2件事情当然非常重要。其中,有没有签名这个事实是比较表面化的,大部分人并不会搞错。

但是,关于签名真假这件事情,很多人是比较轻视的,大部分人心里觉得签名真假最终是可以依靠技术鉴定来确认的。也确实是如此,笔迹鉴定的准确率还是相当高的,只要有足够的对比样本就行。

当然会有个别例外,比如在一些遗产继承类的案件中,遗书上的签字鉴定就可能会遇到对比样本不足的问题。

是的。签字真假如果最终有争议,是可以通过在诉讼或仲裁过程中的司法鉴定来解决。但是,如果只知道这个,或者说只依赖这个来管理相关的签名,那并不是最优的方法。特别是企业在进行经营管理的过程中,最好的管理是最大限度地合理避免这类争议的产生。

另外,关于签名,其实有更多有价值的内容,而不止是有没有答名和签名真假这2个事。

下面,关于签名,我分别来说说那些你平时可能不太会想到的事情。

有没有签名的问题。

大部分不是从事法律专业的人,都有一个习惯思维,那就是:有了签名才作数。比如一份书面合同,如果大家都没有签字,就认为这份合同不成立了。真的是这样吗?

当然不是这样。即使没有双方签字的合同,有好多的可能性里,双方就是成立一个合同。听着奇怪,其实不怪,怪在很多人对“合同”的错误理解。

很多人以为那样印在纸面上的协议才是合同,这在法律上是错的。我们国家的民法、合同法所规定的“合同”,它的定义不是一张写着如何如何文字的书面文件,它的定义是合同双方建立的一种权利义务关系

只要有证据证明你们建立了这样一种性质为合同的关系,你们之间就是有合同的。书面合同文件,只是双方存在合同关系的证据种类之一。完全可以没有这个证据,以其它种类证据证明也可以。最典型和常见的是,双方用各自履行合同权利义务的行为,来证明了双方存在了合同关系。

或许你觉得这种合同是很少见吧。哪里少见了,我们平时坐个公交车和地铁,你有和公交公司和地铁公司签客运合同吗?没有啊,你通过安检付费进入公交车和地铁,公交车和地铁司机开着车送你到各指定站点。你和公交车公司、地铁公司都用各自的行为建立了一个合同,客运合同。

再比如,最常见的用人单位不和劳动者签订书面劳动合同,请问有劳动合同关系吗?当然是有啊,这基本已经是常识。

上面说的可能不是商务类的合同。而事实上,这样用行为来建立合同的例子,在商业领域并不少见,很多是出于便利或是局部行业和地区的习惯。

所以,不签名也可能成立合同,这个道理是很有用的,否则容易产生误判。

不要问怎么鉴定签名真假,首先要考虑的是怎么防止收到假签名。

假签名,通常发生在不是当面签署的情况下。现在中国主要地区的快递物流极其发达,互相递送合同文件签字盖章的事情非常的常见。大部分的情况下,基于商业信用及经常性的商务往来关系,在签名中作文章的情况并不多见。但是,也并不少,至少我们在一些法院公布的判决书中可以看到有这种情况。

假签名,有的是有预谋。也有的假签名,当时只是为了方便让人代签,比如自己正好不在办公地,就让公司其他人员代签,但后来合同履行发生情况,于是利用了这个当初假签名的情况试图达到某种不正当的诉讼结果。

防止假签名,最全面和最费成本的应对措施就是当面签署。比如说,有些特殊的合作合同,会举办一个正式而庄重的签字仪式,这个仪式的作用之一就是防止签名有问题。再比如说,有些较大型的公司,在操作重要合同或文件的签字时,会派专人亲自前往签字人处当面请其签字。总的来说,这种方法是最保险的。但问题是,效率不高,并不适合大多数的商务情形。那有什么方法呢?大致可以用以下几种方式视具体情况而操作,可以大大减少被人假签名的情况发生:

  1. 对方合同当事人为公司、企业或其它组织的,可以要求对方法定代表人签字加盖公司公章,并想办法取得该公司在市场监督管理局备案的公章样本。取得方法,一个是让对方直接提供,另一个是聘请当地律师去市场监督管理局调取,费用通常不高。记得要加盖市场管理局档案管理的公章。
  2. 与对方法定代表人手机短信发送相关内容,比如“您签字盖章回转过来的合同我们已经收到,等等”之类的。假如日后有这方面争议的,这个短信来往会是个很好的证据。
  3. 将待签字的合同文本快递发给对方时,请优先选择中国邮政的EMS,并且在快递上详细写清楚文件的名称和请对方签字盖章发回的表示。这也是很有力的证据,但是请保存好这份单据底单。
  4. 假如对方公司的电子邮箱是基于自有的域名或是购买的收费邮件,那么可以在与对方进行电子邮件往来的过程将对方已经签署合同的意思明确下来。
  5. 在合同签署后的合同履行过程,双方往来的邮件、文书中,在合适的内容中写入双方已经签署了合同的明确意思。

但是,上面这些方法,终究不是防骗子的。在与一家之前没有打过交道的企业准备建立合同关系时,最好的习惯仍然是对这家公司进行必要的背景调查。只要花些工夫去查,骗子总是有些马脚的。

签名,也是一个很好的管理工具,这个并不是很多人熟悉的。

赌咒发誓,看起来很戏剧化,但其实是有作用的。你看有些国家的法庭上至今还有让证人在作证前把手按在圣经上宣誓的习惯。我们的生活工作中,好多特别的岗位和身份,在取得时都会举办一个庄重的宣誓仪式。这些宣誓,在心理上对人通常是有约束和压力的。签字这事情也是类似的。一件事情,口头答应,和签字书面答应的力度是完全不同的。

因此,有经验的经营管理者都会充分地利用签字这个普通而奇妙的管理工具。例如,很多成熟的HR,在公司规章制度新出或修订的时候,都会亲自征集全体员工阅读并同意该规章制度的签字,一方面是为了法律程序的严密,另一方面是为了给员工一个心理暗示,员工未来至少不会轻易把自己不清楚不知道相关规章制度的话说出来了。这就是签字的作用。

签字用好,对于公司治理结构的良好运作也是起到相当明显的作用的。这个事情我在企业家的讲座时提过,再小的公司,只要你有股东会,只要你是合伙制,请在召开股东会或合伙人会议时一定要落笔,至少要写好会议纪要,如果有决议,还要写好书面决议,所有的参会人员都要认真在上面签字。

有的人可能以为这太形式化了,太教条了。其实不然,我暂且不提法律方面的利害,我只说股东之间、合伙人之间,如果能够经常举行这类签字仪式,这个仪式感就会增强核心股东团队之间的关系。关于这种仪式感对人心理的重要影响,我们是可以自己感受到的,不必一定上升到某种理论的高度。当然,如果有兴趣的,也可以去看看相关的心理学研究。

关于签字,还有这么几个很少人有人注意的事情。

  1. 如果你是公司法定代表人兼老板,假如你也清楚明白公章管理的重要性,那么你应当清楚地记录你每一次的签字,就像记录公章使用一样。因为你的签字,在法律上的效力和公章基本是一样的。
  2. 有些特别的事项,即使是公司法定代表人的签字,也是不能代表公司的。最常见的是,对外提供担保的合同,公司法定代表人通常依法是无权独自代表公司签署合同的。这类特殊的事务,要么你熟悉法律规则,要么请你聘请专业法律人士。
  3. 如果一份合同有很多页,并且没有盖章只有签字,建议你在每页的底部位置都签字,可能会累些,可能会费点时间,但还是值得的。合同只签最后一页,但是被对方将前面的页换掉,这种手段在法院的案件中都有。当然,如果合同页数超多,请一定约定以公章签署为主,这样你可以通过加盖骑缝章的方式防止对方抽换页面的情况发生。
  4. 第一次和对方签合同,除了签字盖章外,一定要记得交换一下双方的证照。个人提供身份证照复印件,公司提供营业执照复印件及法定代表人身份证复印件。这些复印件上也请注明仅供签署这个合同之用,以防被它用。这样子,签名才是完整的。

可能在实务中,还会有许多我没有列出的一些有关签名需要注意的地方,这个并不是最重要,因为我不可能罗列所有的可能性。对于企业家和商务人士来说,最重要的是不要忽视或轻视签字的重要性和价值,虽然这个签字太容易了,着急的话,拿个笔1秒就能很快写成,但这却是需要管理的,这也是急事要缓办原则的一种体现。