会议通知没有写清楚股东会会议的审议事项,股东会决议成立吗?

合伙指南 | 作者:李立律师

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会议通知没有写清楚股东会会议的审议事项,股东会决议成立吗?


今天这个话题只是涉及“有限责任公司”。上市公司在这方面有其他的特别规范。

有限责任公司开股东会,依法要提前向全体股东发送股东会会议通知。那么,会议通知如何写,这方面有法律规定吗?

先来看看《中华人民共和国公司法》这方面的条文是如何写的。

《中华人民共和国公司法》第四十一条

召开股东会会议,应当于会议召开十五日前通知全体股东;但是,公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。

股东会应当对所议事项的决定作成会议记录,出席会议的股东应当在会议记录上签名。

关于股东会开会通知,《公司法》规定得如此简洁,而且也没有关于这个条文的具体司法解释。

根据这个《公司法》第四十一条的规定,关于股东会开会通知,只是规定了2点:1、时间要求,即十五日前通知;2、这方面可以通过公司章程或者全体股东约定的形式自定义,包括提前通知的时间长短。

也就是说,在公司章程没有另行规定的情况下,应当在会议召开十五日前通知全体股东,有另行规定的按照另行规定操作。

理论上来说,在合理的情形下,公司章程甚至可以规定会议当天提前1个小时通知都是可以的。

提前通知的时间,可以自定义,现在越来越多的公司股东开始知道这一点了。但是,会议通知的内容这方面该如何写,哪些是必须要写的呢?

首先,会议通知中,关于开会的时间、地点必须是要写的。这不是法律条文中规定的,这是“会议通知”这个词语本身必须有的意思,否则这个通知都不能算是“会议通知”了。这一点是没有疑问的。

其次,这份会议通知应当表明是“召开股东会会议”,这一点我认为在实务中也是必须的,否则会产生对会议性质的异议。因为在中小微公司里,股东们,往往还是高管和业务骨干。召集所有的股东开会,有可能是股东会,也有可能是工作会议。当然,假如这次会议作出了一份股东会会议,原则上是可以证明这是一次股东会会议的。

那么,股东会会议的审议事项是什么,这要不要在会议通知里写清楚呢?

现实中,经常会出现这两类股东会会议的情形:

  1. 会议通知只说开股东会会议,没有写明股东会会议的审议事项。开会时,由主持会议的人陈述审议事项,然后进行讨论表决。
  2. 另一种情况是,会议通知上写了一条或几条审议事项,但是在开会时并没有严格按照审议事项进行讨论,有的在开会通知上列明的审议事项没有讨论或者没有决议,有的在开会通知上列明的审议事项在会议过程中被新增,然后还进行了讨论和表决。

在会议通知列明审议事项这类“小事情”上,很多公司的股东们是很随意的。

但是,他们可能不知道,在股东关系破裂的酝酿过程中,这类“小事情”都是压死骆驼前的一根一根的小草。他们可能也不知道,在人民法院的股东纠纷案件中,这类“小问题”也经常被争斗的股东们拿来做文章。

所以,关于“会议通知列明审议事项”这件事情,有必要从法律解释和实务操作两个方面去理解。

单纯从法律角度来看,《公司法》并没有对股东会会议的通知内容有强制性的规定,没有强制规定必须写审议的事项,也没有强制规定必须提供与审议的事项相关的必要资料。

上市公司的内部治理要求,是要高于《公司法》所规定的基本要求的,包括在股东会会议通知的规定上。比如,中国证监会发布的《上市公司股东大会规则》就规定,“股东大会通知和补充通知中应当充分、完整披露所有提案的具体内容,以及为使股东对拟讨论的事项作出合理判断所需的全部资料或解释。拟讨论的事项需要独立董事发表意见的,发出股东大会通知或补充通知时应当同时披露独立董事的意见及理由。”,另外也规定了临时提案的补充通知等规则。

有限责任公司在法律上并没有此类高要求的规则,或者说从立法意图上是将这类规则的制订与否交由公司股东自行来决定,也就是说有限责任公司在这方面的自治权是更大的。

但是,在会议通知的内容方面没有法律强制性规定,确实是有限责任公司股东会会议通知的法律特点。

2019年有这么个股东会决议效力的纠纷。甲公司的股东王某,起诉到法院,请求法院判决甲公司的一个股东会决议不成立。

这个股东会决议里,对于甲公司的法定代表人进行了更换。

谁是原来的法定代表人呢?都不用猜,就是股东王某,他在甲公司的持股是47%。

一审,王某败诉了,于是他提起了上诉。

王某的主要理由就是:虽然他收到了这次股东会开会的通知,但是由于开会通知里并没有写着有“更换法定代表人”的审议事项,所以,致使他被实质性剥夺参加会议及行使表决权的机会,并导致股东会决议结果的实质性扭曲。

那么,甲公司这次股东会会议的通知是怎么写的呢?

2019年2月19日,甲公司另一名也是持有47%的股东胡某向全体股东发出电子邮件,内容是:请查收附件2019年3月1日临时股东会议的通知等两个文件,望准时参加。附件为“关于召开甲公司临时股东会的通知.pdf”、“致甲公司全体股东的函.pdf”。

邮件附件中的“关于召开甲公司临时股东会的通知.pdf”的内容是:胡某作为股东提议召开临时股东会,拟选举新一届董事会及董事长;王某自公司成立之时担任董事长至今已逾十数年,其任期早已届满,期间亦没有换届选举,此有违公司法及本公司章程规定,故依章程应进行换届选举;依据本公司章程,选举和更换董事长,属于普通决议,需股东会过半数以上通过;请各位股东准时参加会议,行使自己的股东权益;会议时间:2019年3月1日下午17时,会议地点:甲公司会议室。

2019年2月28日,胡某再次向全体股东发生电子邮件,内容是因故调整了股东会开会时间,但明确“议题不变”。

仔细看一下上面的会议通知,可以发现王某的诉讼理由并不是空穴来风。这份临时股东会会议通知里,主要的审议事项是“更换董事长”,并没有提到“更换法定代表人”。

虽然法定代表人很多时候都是由董事长来担任的,但这也不是唯一的,因为根据公司法的规定,法定代表人也可由经理担任。

既然王某的诉讼理由不是空穴来风,那么为什么王某一审会败诉呢?

事实上,二审的结果,王某仍然是败诉。因为,无论是一审法院还是二审法院都认为,王某认为股东会决议不成立的观点缺乏依据。同时,法院对于会议通知中没有写明“更换法定代表人”的议题,并不认为存在法律上的问题。

一审法院认为:

  1. 当事人对自己提出的诉讼请求所依据的事实或者反驳对方诉讼请求所依据的事实有责任提供证据加以证明。
  2. 《最高人民法院关于适用若干问题的规定(四)》第五条规定,股东会决议存在下列情形之一,当事人主张决议不成立的,人民法院应当予以支持:(一)公司未召开会议的,但依据公司法第三十七条第二款或者公司章程规定可以不召开股东会或者股东大会而直接作出决定,并由全体股东在决定文件上签名、盖章的除外;(二)会议未对决议事项进行表决的;(三)出席会议的人数或者股东所持表决权不符合公司法或者公司章程规定的;(四)会议的表决结果未达到公司法或者公司章程规定的通过比例的;(五)导致决议不成立的其他情形。
  3. 王某主张涉案决议不成立,应当提供证据证明案涉决议存在上述不成立的情形。
  4. ……而根据甲公司章程的规定,选举和更换董事长由股东会会议普通决议通过,变更法定代表人由股东会议特别决议通过,普通决议由出席股东会会议的股东所持表决权的二分之一以上通过,特别决议由出席股东会议的股东所持表决权的三分之二以上通过,董事长是公司的法定代表人。据此,案涉决议并不符合法律规定的决议不成立的情形,王某主张案涉决议不满足公司决议的成立要件,缺乏充分依据,法院难以采信。王某要求确认案涉决议不成立,缺乏事实基础,法院不予支持。

二审法院认为:

  1. 根据甲公司章程规定,临时股东会议由代表十分之一以上表决权的股东,半数以上的董事,或者监事提议方可召开。临时股东会议是由持有甲公司47%股权的股东胡某提议召开的,符合甲公司章程的规定。对于召集程序和主持,甲公司章程规定由董事会召集,董事长主持,原法定代表人不能或者不履行职责,致使股东会或董事会不能依照法定程序召开的,可以由半数以上的董事推选一名董事召集和主持会议。从甲公司的董事会组成来看,所有股东均为甲公司的董事,临时股东会议是由除王某外的其余股东、董事参会的,而该些股东、董事均未对胡平雯召集及主持临时股东会议提出异议。由此可见,临时股东会议提议、召集及主持程序并不存在违反甲公司章程的情形。
  2. 关于案涉决议是否存在不成立的情形。王某以甲公司临时股东会议对未通知的会议内容(即选举法定代表人)作出决议为由主张案涉决议不成立。本院认为,我国《公司法》第四十一条规定有限责任公司召开股东会会议应当于会议召开十五日以前通知全体股东,但未规定必须通知会议审议的事项,亦未禁止会议期间对会议通知未列明事项进行表决。本案中,临时股东会议增加审议事项,并不违反法律强制性规定。结合章程就法定代表人、董事长为同一人的规定及王某在另一起案件的起诉状中自认的内容来看,王某对于临时股东会议的审议内容包括选举法定代表人是明知的。《最高人民法院关于适用若干问题的规定(四)》第五条就股东会决议不成立列举的事由包括决议不存在、未形成有效决议等情形,案涉临时股东会议按通知时间召开,并根据章程规定的表决程序通过案涉决议,并不存在股东会决议不成立的情形,故案涉决议依法应认定为有效。……

股东会会议的开会通知怎么写才比较合适呢?

规范和完整,肯定好,事先就固定审议事项比较好。

特别是会议通知中固定审议事项,对于股东关系和谐是有一些助益的。股东之间关系很好的,当然不太会在意在会议上随时增加些审议事项。但是话说回来,在开会时突然增加审议事项,无论是否直接涉及到其他股东的利益,总是有些不妥的。这就像是请别人吃饭,提前几天联络确定时间是比较礼貌的,当天才联络通知的总会有些不太尊重的感觉。

从股东机制的健全来看,关于会议通知该怎么写,股东们可以根据自己公司的具体情况,在公司章程或者股东议事规则加上一两个条款进行明细约定,其实并不复杂。

【本文作者:李立律师 】
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