会议通知寄错地址,导致股东会决议无效;怎么通知股东开会呢?

合伙指南 | 作者:李立律师

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会议通知寄错地址,导致股东会决议无效;怎么通知股东开会呢?


当过有限责任公司股东的人、操作过股权、合伙或者公司内部治理的人,大概都知道,股东会开会,是要遵守一定的法律程序的。

这个股东会开会的程序,很重要。不仅仅是因为它是规定在公司的章程里的,而且它也是规定在《中华人民共和国公司法》里的。更重要的是,根据法律规定,违反这个程序所作出的股东会决议,根据法律以及司法解释的规定,决议的效力是会受到某种否定的。

也就是说,违反开会的程序,股东会决议可能无法产生法律上的效力,股东会等于是白开了。

今年3月的最后一天,上海市第二中级人民法院二审判了一个案件。这个案件,从某个角度来说,是讲了一个大股东糟心的故事。一个占股85%的绝对大股东,想要通过临时股东会决议的方式拿回控制管理权,没想到在开会通知这个环节上栽了大跟头。

表面上看,是寄送开会通知时没有做到更谨慎。但是,实质上来说,是在最初的股东会相关制度上存在缺陷。

先看看这个“故事”。

甲公司,2009年11月18日经上海市嘉定区市场监督管理局批准设立,现公司登记的注册资本为2100万元。

甲公司,有3个股东,分别是持股10%的刘某、持股85%的严某、持股5%的王某。

有意思的是,绝对的大股东严某并没有担任公司的执行董事和法定代表人。公司的执行董事和法定代表人,是由持股10%的刘某担任的。

持股5%的王某,担任公司监事。

严某明明是出资占绝对多数的股东,为什么没有担任执行董事和法定代表人的职务呢?这里顺便叉开来聊聊这个小问题。

目前,有很多“三无法律培训师”,就是那些没有法律专业背景、没有法律职业资质、没有法律工作经验的人在给别人上法律课,提供所谓的股权运作、合伙人制度以及公司法相关的法律知识培训。这些三无法律培训师们,经常将一些明显错误的观念当作技巧告诉听众,其中就包括所谓的“控制权”,那合股开公司,一定要把关键的职位、表决权等都牢牢抓在手里。

这个观念,是错误的,因为是不符合现实经验的。

这里有个最最常识性的商业基础道理:做生意,是要谈的,也就是要协商的,不能只站在自己的角度去设计交易内容。

公司的股权怎么安排,表决权、分红权、管理权等内容的安排,取决于合股各方共同协商的结果,是各方之间需求以及关系的反映。这是灵活的、根据具体情况进行合理变化的。

在市场上,只有一种人可以自己的要求为唯一标准,让别人来匹配适应自己,那就是在某个领域内占有垄断或极其强势的地位。但是,这终究只是极少数人才能玩的方式。绝大部分的股东、企业家,采取能够联合一切可以联合的力量的方式,才能在市场竞争中取得一定的优势。

所以,甲公司当初在设立时,出资85%的严某没有担任核心的高管职务,并不是一件奇怪的事情,应当是在当时三名股东合作时的具体情况决定的。

但是,有一个问题,显然,这三名股东在当初合作时忽视了,那就是怎么处理三个人之间,特别是严某与刘某之间的争议,这方面在当时的股东制度和机制中没有进行设计和约定。于是,埋下了隐患。

回到主题。

很多股权或合伙的故事,都是相似的。严某与刘某之间,出现了无法协商的争议了。

于是,严某,想要拿回公司最重要的高管职位:执行董事和法定代表人。

严某的方式是:召开临时股东会会议,通过变更执行董事和法定代表人的股东会决议,由自己来担任这两个重要的高管职位,从而实质性地控制和管理甲公司。

召开临时股东会会议,需要依照甲公司的公司章程规定进行。

甲公司的公司章程里,与召开此次临时股东会相关的规定有:

  1. 股东会会议分为定期会议和临时会议,并应当于会议召开15日以前通知全体股东,定期会议每半年召开一次。
  2. 代表1/10以上表决权的股东、执行董事、监事提议召开临时会议的,应当召开临时会议。
  3. 股东会会议由执行董事召集和主持;执行董事不能履行职务或者不履行职务的,由监事召集和主持;监事不召集和主持的,代表1/10以上表决权的股东可以自行召集和主持。
  4. 公司不设董事会,设执行董事一名,任期三年,由股东会选举产生,执行董事任期届满可以连任。
  5. 公司的法定代表人由执行董事担任。

从事后复盘来看,严某基本上是按照了公司章程规定的程序在操作的:

首先,严某提议公司执行董事刘某召集临时股东会会议。

2019年7月11日,严某向刘某寄送《关于召开甲公司2019年临时股东会的提议》,提议其于2019年7月25日前召集2019年临时股东会,讨论表决:1、免除刘某执行董事职务,不再担任公司法定代表人;2、选举严某为公司执行董事,担任公司法定代表人。这份提议,向刘某的三个地址进行了发送,其中两份后来查询显示他人代收。

严某有这个提议权,因为章程规定代表1/10以上表决权的股东就可以提议召开临时股东会会议。另外,股东会会议由执行董事召集和主持,所以,严某向刘某发出这个提议,符合公司章程的程序规定,是必须先走的第一步。

其次,在刘某没有召集会议的情况下,严某向公司监事又发送了召开临时股东会的提议。

2019年8月12日,严某向股东兼监事的王某送达《关于召开甲公司2019年临时股东会的提议》,提议其于2019年8月31日前召集2019年临时股东会,讨论表决:1、免除刘某执行董事职务,不再担任公司法定代表人;2、选举严某为公司执行董事,担任公司法定代表人。

这一步,也是符合公司章程的规定的,即“执行董事不能履行职务或者不履行职务的,由监事召集和主持”。

最后,在公司监事也不召集临时股东会的情况下,严某以自己名义召集了临时股东会会议,向其他股东发出了开会通知。

2019年9月6日,严某向刘某和王某送达《关于召开甲公司2019年临时股东会的会议通知》,以代表十分之一以上表决权的股东身份,召集召开2019年临时股东会。会议时间为2019年10月8日上午10:30;会议地点:上海市某某路某某公司会议室;讨论表决:1、免除刘某执行董事职务,不再担任公司法定代表人;2、选举严某为公司执行董事,担任公司法定代表人。

2019年10月8日,严某召开了甲公司2019年临时股东会,实到股东一名,即严某,形成决议:1、免除刘某执行董事职务,不再担任公司法定代表人;2、选举严某为公司执行董事,担任公司法定代表人。同日,严某向刘某和王某送达《甲公司股东会决议》。

随后,2019年10月14日,严某向刘某送达《关于办理公司法定代表人变更登记的通知》和股东会决议,请甲公司及时办理执行董事和法定代表人的变更手续。

以上,也是本案的源起。

严某向一审法院起诉请求:判令甲公司将公司的执行董事和法定代表人变更登记为严顺伶;刘某予以协助配合。

严某,可能事先怎么都没有想到,在开会通知这个环节上出了问题,法院因此认定股东会决议效力无法认可。

开会通知,是通过邮寄的方式向其他两名股东发送的。

两名股东的收件地址,是严某自己掌握的地址。而且,为了保证通知的有效送达,严某还将一份通知同时发往多个已知的地址。比如,最初提议开会的通知,就发往3个刘某的收件地址。

可是,尽管这样,法院认为,严某没有有效将相关信函通知到王某(股东兼监事),所以股东会召集程序不符合公司章程。

一审法院认为:

本案的争议焦点主要在于形成于2019年10月8日股东会议决议的效力问题。……根据目前查明事实来看,刘某作为甲公司执行董事虽否认收到过严某邮寄的召开提议,但从严某邮寄的地址来看,有刘某在沪登记地址,亦有刘某名下房产地址,故刘某之意见一审法院不予采信。

本案的关键在于严某是否向公司监事即案外人王某发出有效通知且王某未履行职务,根据严某自行举证的邮寄凭证以及上海市公安局人口办全国库存信息资料来看,2016年3月15日之后王某在沪登记地址为沪青平公路某路某号某室,并非严某邮寄的地址,因此严某举证无法证实其已向公司监事履行了前置程序。又因为严某邮寄地址有误,该次股东会的召集程序也不符合“应当于会议召开十五日前通知全体股东”的法律规定及章程约定。鉴于此,一审法院认为,涉案股东会的召集程序违反法律和公司章程规定,一审法院无法认定其效力。在此情况下亦无法支持严某要求变更公司法定代表人的诉讼请求。

一审法院判决:驳回严某的全部诉讼请求。

严某上诉时,提出了好多条上诉理由,包括:

  1. ……通过邮政专递EMS向王某的户籍地寄送了相关法律文书之后,即应视为已经履行了《中华人民共和国公司法》所规定的程序。
  2. 根据《最高人民法院印发〈关于进一步加强民事送达工作的若干意见〉的通知》第九条、《最高人民法院关于以法院专递方式邮寄送达民事诉讼文书的若干规定》第五条等相关规定,严某已向其所了解的王某在沪的可能居住地址寄送相关法律文书,已经尽到了合理的审慎义务。
  3. 在(2019)沪0114民初15865号案件中,严某曾于2018年5、6月向王某送达过股东会召集召开文件,送达地址同样是……地址,均已签收。因此,该地址能够作为王某的送达地址。
  4. 第四,2019年8月-10月,严某连续向上海市……室王某邮寄EMS,均未退件,且送件人为同一快递员。根据EMS送达惯例,事先会电话联系收件人。三份文件的收件人和手机号码均是准确的,EMS封面亦注明了送达的文件名称。根据《最高人民法院印发〈关于进一步加强民事送达工作的若干意见〉的通知》第十四条的规定,应当认定上述三份EMS妥投。

但是,二审法院对上面这些上诉理由全部不予认可,二审判决,维持原判。

小结和实务建议。

从案件本身来看,在股东会开会通知这件事情上,人民法院强调的是“送达”,而不是“发出”,也就是说要证明通知是有效送到到相关的股东,而不是自以为发出就算是送达了。

从公司内部治理机制建设的角度来说,公司股东会、董事会、监事会在公司章程以及相关的议事规则中,建议就开会通知这个内容合理进行设计和安排,既有效率,也有保障,保证在通知送达方面不要产生争议。最起码,应当要求所有的股东签字确认自己的邮寄送达地址,并且约定邮寄往这些地址的信函,无论是否退回,都应当视为通知已经有效送达。

【本文作者:李立律师,公司法律顾问型律师,擅长合伙与股权实务】
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