股东会实际上没有开会,那股东会决议成立吗?关键是“全体”签署

合伙指南 | 作者:李立律师

这是李立律师博客和合伙指南公众号692篇文字

股东会能实际不开会而作出股东会决议吗?关键看是否“全体”签署


在日常咨询服务过程中,一些对于合规较为重视的公司,时常会向我提到这么个小问题:

股东会能否不召开会议但作出一个股东会决议,并且在法律上是有效呢?

这个问题之所以会被提出来,原因是“效率”。

很多时候,依据公司章程,某个事项必须要经过股东会决议的方式同意才能实施,但是,从时间成本的角度来看,有些事项确实也不值得所有的股东花时间举行会议来表决。

现实中,常常出现这样的一种情形。对于某个需要经过股东会决议的事项,所有的股东在沟通时没有任何异议,也都希望用最便捷的方式完成股东会决议,最好不要专门安排会议来进行决议。

在这种情形下,现实中最常见的有3种应对方式:

第一种方式是:除非是为了办某种手续必须要书面的股东会决议,否则就不开股东会了,也不作股东会决议了,直接就做了。

第二种方式是:起草股东会决议,然后想办法取得各个股东的签名,有时还会出现代签的情况。

第三种方式是:坚持召开股东会,但是通过授权委托等方式来减少大部分股东的实际参会。

第一种方式显然是不可取的,没什么好讨论的。但要说一句,在小微公司里,这种情形的数量比例,依我的经验来看,反而是最多的。这种操作模式,除非公司实际只有一个股东,否则,那就是处处埋雷,只能靠命来规避相关的风险了。

第二种方式是比较少见的。原因是取得各个股东的签名或者盖章,也不是件容易的事情,特别是股东分散各地或者经常游走不定的。曾经服务过的一家客户公司,股东中还有人是长期在境外的,一份决议要收集完签名,运气好的话也要一个月时间。

第三种方式在大型公司、上市公司、挂牌股交所的公司以及注重合规的公司里,是最为常见的。这种方式,当然是最值得肯定的。我在一些培训中提到过这个实务细节。有很多中小微公司下意识地以为开股东会一定是必须所有的人到场,这是不对的。其实,通过授权委托的方式开会,同样可以达到目的。最极端的情况,曾经见过20多名股东全部都委托给了一名公司内部高管来参会和投票,这样的话,这20多名股东就可以不用来实际参会了,而股东会的程序依然是合法和完备的。

今天重点聊一下第二种方式。因为,这是很多人在实务中比较忽视的一种方式。这种方式,可以简称为“书面议事方式”。

书面议事方式,是股东会作出决议的一种简易方式,用得好了,不仅可以提高效率,而且可以加强股东会的实际作用。

股东会行使职权,应当按照法律规定和公司章程规定的议事方式和表决程序进行。一般情况下,股东会应当通过召开股东会会议作出决定的形式,行使自己的职权。但是,如果全体股东对《中华人民共和国公司法》第三十七条第一款所列事项书面一致同意的,可以不召开股东会会议,直接作出决定,全体股东在决定文件上签名、盖章。

《中华人民共和国公司》第三十七条第一款所列事项,法条内容如下:

(一)决定公司的经营方针和投资计划;

(二)选举和更换非由职工代表担任的董事、监事,决定有关董事、监事的报酬事项;

(三)审议批准董事会的报告;

(四)审议批准监事会或者监事的报告;

(五)审议批准公司的年度财务预算方案、决算方案;

(六)审议批准公司的利润分配方案和弥补亏损方案;

(七)对公司增加或者减少注册资本作出决议;

(八)对发行公司债券作出决议;

(九)对公司合并、分立、解散、清算或者变更公司形式作出决议;

(十)修改公司章程;

(十一)公司章程规定的其他职权。

对于上述股东会职权事项,该条第二款规定了可以采用书面议事方式:“对前款所列事项股东以书面形式一致表示同意的,可以不召开股东会会议,直接作出决定,并由全体股东在决定文件上签名、盖章。”

但是,在实践操作中,很多人在操作这个书面议事方式时,仍然会出一些程序上的麻烦。

比如说,关于征求股东签字的问题上,有时会有股东找他人代签字但不告知公司的情况出现。很多公司对此并不重视,或者说也不知道该如何预防这类情况。当然,很多时候,股东让他人代签字,并不是故意的,很可能是当时正好不在公司而让公司的某个高管帮忙代签。但是,这终究是多了个风险点。

但是,最需要注意的是,书面议事方式形成的股东会决议,必须全体股东都对所列事项同意,而且必须以书面的方式表示同意,除此之外,必须召开股东会会议进行表决。

假如某个股东拒绝签字,假如某个股东明确表示不同意的,那么这个股东会决议就无法成立。

案例

引起争议的4份股东会决议:

第一份股东会决议:

2016年3月3日,茂臣公司作出《茂臣实业(上海)有限公司股东会决议》一份,全体股东一致同意,不召开股东会会议,决定吸收曾莉、李梅庭、张浙、李家琦、李惠群为公司新股东,同时增资;该决议载有刘云忠、段少州、周舟签名。

第二份股东会决议:

同日,茂臣公司还形成《茂臣实业(上海)有限公司股东会决定》一份,全体股东一致同意不召开股东会会议,决定公司注册资本由500万元增至5,000万元,增资后,股东的出资情况为:刘云忠,认缴出资额3,725万元,出资比例74.5%;段少州,认缴出资额500万元,出资比例10%;周舟,认缴出资额250万元,出资比例5%;曾莉,认缴出资额250万元,出资比例5%;李梅庭,认缴出资额100万元,出资比例2%;张浙,认缴出资额100万元,出资比例2%;李家琦,认缴出资额50万元,出资比例1%;李惠群,认缴出资额25万元,出资比例0.5%;该决议载有全体股东签名。

根据以上2份股东会决议,公司完成了相应的工商变更。

第三份股东会决议:

2016年4月11日,茂臣公司作出《茂臣实业(上海)有限公司股东会决议》一份,全体股东一致同意不召开股东会会议,决定:同意刘云忠将其持有的公司10%的股权(认缴出资额500万元),作价500万元转让给刘学军,其他股东放弃优先购买权;同意段少州将其持有的公司5%的股权(认缴出资额250万元),作价250万元转让给张彦,其他股东放弃优先购买权;股权转让后,公司的股东出资情况为:刘云忠,认缴出资额3,225万元,出资比例64.5%;刘学军,认缴出资额500万元,出资比例10%;段少州,认缴出资额250万元,出资比例5%;张彦,认缴出资额250万元,出资比例5%;周舟,认缴出资额250万元,出资比例5%;曾莉,认缴出资额250万元,出资比例5%;李梅庭,认缴出资额100万元,出资比例2%;张浙,认缴出资额100万元,出资比例2%;李家琦,认缴出资额50万元,出资比例1%;李惠群,认缴出资额25万元,出资比例0.5%;该决议载有刘云忠、段少州、周舟、李梅庭、李惠群、曾莉、张浙、李家琦签名。

第四份股东会决议:

同日,茂臣公司还形成《茂臣实业(上海)有限公司股东会决定》一份,全体股东一致同意不召开股东会会议,决定:由于公司股权发生变动,成立新一届股东会;通过修改后的章程;该决议载有刘云忠、段少州、周舟、李梅庭、李惠群、曾莉、张浙、李家琦、刘学军、张彦签名。于同日形成的由全体股东签字的茂臣公司章程中记载,公司注册资本为5,000万元,股东为刘云忠(出资额3,225万元、出资时间2030年1月1日)、刘学军(出资额500万元、出资时间2030年1月1日)、段少州(出资额250万元、出资时间2030年1月1日)、张彦(出资额250万元、出资时间2030年1月1日)、周舟(出资额250万元、出资时间2030年1月1日)、曾莉(出资额250万元、出资时间2030年1月1日)、李梅庭(出资额100万元、出资时间2030年1月1日)、张浙(出资额100万元、出资时间2030年1月1日)、李家琦(出资额50万元、出资时间2030年1月1日)、李惠群(出资额25万元、出资时间2030年1月1日)。

股东段少州,向一审法院起诉请求确认茂臣公司以上4份股东会决议不成立。

法定的认定和判决:

一审法院认为,根据司法解释规定,在公司未召开会议的情况下,决议的效力应以全体股东是否一致同意不召开会议且一致签字确认为判断依据;同时,茂臣公司的公司章程中也规定,在不召开股东会会议的情况下,若形成合法有效的公司决议,需由全体股东在决定文件上签名、盖章。本案中,涉案决议中明确载明,决议的作出并未召开股东会,而是由各股东一致签字确认形成。现段少州否认涉案决议上的签名为其本人书写、经由其授权或由其追认,且根据笔迹鉴定结果显示,涉案决议中“段少州”的签名并非由段少州本人所写,因此不能认定涉案决议中的涉及“段少州”的签字为段少州本人的真实意思表示。同时,刘云忠亦承认四份决议上的签字是由其代为签署,并未将事情来龙去脉告知其他股东。故,在未召开股东会且未经全体股东书面一致同意涉案决议内容的情况下,应当认定相应股东会决议不成立。茂臣公司关于即便段少州的签字并非出于其真实意思表示,但因涉案决议已由持有公司三分之二以上比例的股东确认通过,故决议应属合法有效的辩称意见,既于法无据,亦不符合公司章程的规定,一审法院依法不予采信

一审法院据此作出判决:确认茂臣实业(上海)有限公司于2016年3月3日作出的《茂臣实业(上海)有限公司股东会决议》《茂臣实业(上海)有限公司股东会决定》,以及于2016年4月11日作出的《茂臣实业(上海)有限公司股东会决议》《茂臣实业(上海)有限公司股东会决定》不成立。本案案件受理费80元,由茂臣实业(上海)有限公司负担;鉴定费7,500元,由茂臣实业(上海)有限公司负担。

当事人一方上诉后,二审法院驳回了上诉,维持了原判。

这是今年2月份上海二中院审结案件,是新鲜案例。

小结和建议:

股东会书面议事方式,公司法是允许的,但是仍然是要注意合法与合理的操作方式。

从合法的角度来说,最要紧的是必须经全体股东书面一致同意并签字盖章,一个股东也不能少,一个签字盖章也不能少。

从合理的角度来说,公司股东会在议事制度设计时,最好应当明确哪些事项可以书面议事方式进行,或者说哪种情形下可以书面议事方式进行决议。同时,还要视公司的股东人数、业务特点等实际情况而定,不能滥用书面议事方式,遇事仍然要以充分沟通讨论为主,以免引起股东间不必要的矛盾。

【本文作者:李立律师 】
微信搜索“202369”添加微信好友,电邮202369@qq.com 仅供联络预约,不提供线上法律咨询;谨慎接受委托,尽心专业服务