谷歌终止无限照片免费存储,你的重要文件还在云端吗,如何保存?

合伙指南 | 作者:李立律师

这是李立律师博客和合伙指南公众号510篇文字

谷歌终止无限照片免费存储,你的重要文件还在云端吗,如何保存?


今天早上起床后还有点迷迷糊糊的,看到这条消息,有点醒了。虽然是在意料之中的,但是还是感觉挺可惜的。谷歌相册宣布将在明年6月,也就是2021年停止“无限免费存储空间”。

这条新闻的小编可能比较年轻,这个表述是有点儿不准确的。事实上,谷歌相册的所谓的“无限免费空间”是要打个引号的,是有限制的。

谷歌相册在上传照片时有2个选择,一个是选择原始照片文件上传,另一个是选择高品质上传。所谓高品质上传,也就是谷歌相册会将照片文件进行压缩后再上传。

压缩到什么程度呢?这方面谷歌相册给的条件还是很够诚意的。“高品质”, 指的是分辨率最大为 1600 万像素(16 MP)的照片以及 1080P 全高清分辨率的视频。要知道,日常我们用手机拍照是不太需要这种水准的高清程度的。谷歌相册这类限制条件,当初针对的是专业相机摄影者的照片。

当然了,近年来手机拍照的高清程度不断提升,这方面的需求也在上升,这可能也是谷歌相册改变产品政策的原因之一。

国内过去也曾经出现过很多的网络相册或网络硬盘的服务,现在也大多死去,只留下极少的选择空间了,究其根本原因,还是在商业方面投入产出比不佳,各大公司纷纷放弃继续运营这类产品。

生活中、工作中,现在日常会产生大量的电子文件,包括文档、数据、代码、照片、音频、视频,等等。在这其中,有很多内容会涉及重要的法律管理事务。

所有的法律管理,都需要依赖于基础的合同、制度、文件、信息、数据。留开了这些东西,法律管理就是空中楼阁。

例如:你费尽心思与其他人达成了很好的合作协议,结果在履行过程中,突然有一天发现双方书面签署的协议不见了,而对方出于某种目的也说找不到了,你是什么感觉?对了,失控的感觉。

再例如:公司内部的管理制度科学合理,长期以来运行良好,结果在依照制度想要对某个员工或高管进行处理时,发现员工签字确认过的规章制度不见了。

上面这些还只是书面文件资料的保管问题。现在大量使用的电子通讯手段,更是让这件事情变得难以管理。比如说,业务双方通过电邮、微信、QQ、短信、语音、视频、视频会议等方式形成了某种具有法律意义的动作,却没有注意保管好这些资料,一旦产生争议,有理的一方没有依据,无理的一方借机脱责或者倒打一耙。

那么,怎么有效地保管商业活动和企业内部管理中的制度、文件、合同以及各种书面、电子资料和数据呢?

是用个保险柜,把它们都装进去锁起来,还是弄间大房子堆起来?是员工各自保管,还是部门各自保管?按照什么样的结构和逻辑进行保管?怎样保证这些资料不会灭失或混乱,怎样保证想找什么资料都能找到且不会遗漏呢?

这件事情要做好,是需要综合能力的,不仅要熟悉公司的业务流程和结构,还要理解相关法律法规的实务运作要求,不仅要能够将资料进行合理的结构化排列,而且要能够选择或设计合理的工具去落地执行。

我今天侧重于法律管理这个层面聊一聊这方面的管理该如何设计。

公司的资料和档案的保存,需要制度性的安排,必须达到下列2个基本的管理要求:

一、保管得当,合理减少意外灭失的可能性;

二、便于查询和追溯。

至于说其他的管理目的,比如说对数据的分析、统计、预测等等,都是建立在前述这2个基本要求之上的。

其中,第一个要求能够做好,在中小微企业里已经是少数了。

通常来说,大部分稍微规范些的企业,财务资料的保管和完整性是可以基本保证的,这里面很大一部分原因,是因税务管理部门的规范要求倒逼所形成的。但是,其他的一些资料和文件,特别是业务交往中产生的资料,能科学合理的管理得当的企业并不是很多。

先说第一个要求,也就是保管。

传统的档案管理、合同管理,对于书面文件、合同的管理是以确定相关的保管部门为核心,以文件形成的流程作为管理节点,以审批和公章管理作为关键管理。

在我提供法律服务的客户中,常见的对书面文件、合同、资料的保管仍然是有提升空间的,其中,特别明显的一些误区或管理缺失点有:

  1. 仅仅对加盖公章的文件和合同进行了全覆盖式的管理,但是对于其他文件和资料较为入任,并没有纳入全覆盖的归档管理中。
  2. 对于合同、协议、承诺书、对外担保这些协议文件的管理比较严,但是,对于签约前期的协商过程中的资料、合同履行过程中产生的资料,缺乏系统性的及时归档制度。
    在很多企业里,合同履行的过程中,双方通过电子邮件、电话、微信等极简的方式在事实上变更了合同履行的内容,但是对于这些变更合同的资料并没有及时整理归档。有些看似并不是合同性质的微信谈话内容,很多时候是可以用来证明双方的真实意思以及用来解释合同约定不明确的内容的。
  3. 对于公司内部治理和内部管理的归档缺乏注意度。这里特别要说一下,很多公司对于员工的管理有较为完整的资料保管,但是,对于更为重要的内部权力机构——股东会的资料管理反而非常不在意。经常性的,很多公司股东之间事实上曾经有过多次的会议和决议,但是从来不作会议记录,也不形成规范的由所有股东签署的股东会决议。

这些缺失点,根据我的经验来看,隐隐地是有一个规律的,那就是很多企业并不是在保管文件和资料,而是在保管有印章的文件和资料,凡是不加盖印章的文件和资料,都是被有意或无意地不愿意投入管理成本的。财务资料之所以重要,除了税务执法的严厉性之外,也是因为财务票据也是要经常要加盖红红的印章的。

所以,要解决保管公司重要文件和资料的问题,可能对于很多公司来说,前提是要解决究竟哪些文件和资料是需要花管理成本进行保管和管理的。

假如说,某家公司,管理者认为只需要对财务资料和加盖公章的资料进行管理,那么这确实就比较简单了,只要管好财务和管好印章就好了。至于怎么管好印章,我过去曾经也写过类似的文字分享到网上,当然网上能找到类似主题的内容是相当多的。

可是,从法律管理的基本合格要求来说,上述这种定位是远远不够的。上面这种管理,从实质上来说只是对公章进行了管理,并没有对公司重要的合同、文件、资料进行有机的整体保管和管理。

但是,这个话题就超出本文关于保存的主题了,以后有空再聊。

回到主题,怎么保存这些重要的文件呢?

先说一上传统的纸质书面文件怎样保管。

据我所见,公司企业对这些资料最常见的保管方式是:一般重要的放在文件柜里,更重要的锁保险柜里,当然会进行分类管理。

这当然是可以的。但是,这种整理有一个缺点,那就是不完整,并没有按照项目进行档案文件的保存。

最好的方法,是根据项目或某个主题进行分类和管理。举个最常见的例子来说,合同管理,最佳的策略不是简单地根据客户进行分类管理,也不是根据日期排列进行管理。这些分类是需要的,但是应当放在检索的设计上。基础的资料保管是应当以项目为核心点进行保管。简单地说,就是需要了解某个合同的情况时,可以直接拿出完整的资料来,包括合同签订前的交流资料、合同签订的文件和背景资料、合同的履行过程中的资料,不再需要花时间另行去各个部门搜集资料。

当然,最好的办法,效果最好,但也通常是最花成本的方法。上面只是一个建议,建议在成本控制的前提下尽量向这个方向改进公司重要文件的保管水平。

过去,经常在某些经济纠纷案件的二审中,某方当事人突然拿出一个在一审时没有拿出来的重要证据。有些可能是诉讼策略,但是确实有好多公司是在这方面管理很乱,在一审时就没有看到这些证据。

书面文件的保管,最主要的是要保证这些文件的安全。这里的安全,包括不要受潮霉变、不要因火灾等原因损毁,也包括不要因为保管不当而丢失。因此,建议要选择合适的文件保管箱柜或专门的档案室进行保管,不要散放在办公区域内。即使某个项目正在运行过程中,也要将资料的原件保管起来,平时使用复印件或电子扫描文件。

再说说电子信息文件的保管。

首先要明确哪些信息必须进行保存归档、如何归档、如何备份。

电子信息的类型太多,软件和平台的使用方法也各不相同。这里的难点是:教育培训公司员工的成本太高。

所以,建议还是要以技术的方式引导和解决这个问题。

作为一般的公司来说,有时你很难要求客户来配合你的交流习惯,你不能强求客户必须通过某种电子手段与你进行沟通交流,这是不可以的。但是,是可以合理改变自己的。比如说,这个行业的合作者或客户群体,大多习惯用微信进行业务交流、甚至于在微信中达成协议或发出订单,但是公司业务人员每个人使用微信,要统一归档是个难题。这时候,就可以考虑采用企业微信来解决这类问题。

业务过程中的电话语音、微信语音、视频交流等,也可以采取后台自动备份的方式进行归档。现在有些网络技术公司还提供一些司法机关较能认可的备份方式。

另外,并不是所有方式都是放任,有些重要的事务或者重要的合同等,还是要从管理制度上强制要求必须采取较为传统的签约方式或者交流方式。例如,在对方严重违约时想要根据合同解约的,还是应当使用快递书面通知的方式进行解约,这样可以减少今后关于解除通知有没有在法律上有效送达的争议。

最后,我回到主题。这十年间,云端的发展是巨大的,很多电子信息都可以非常方便的同步或备份到云端。但是,同样是在这十年间,也看到了一种明显的迹象,那就是无论什么云端备份服务,都是很不可靠的,免费的就完全不可靠。所以,重要的文件资料,不要依赖云端备份,本地化的归档和备份是根本保障,云端可以作为辅助但不能做为主打。

【本文作者:李立律师,公司法律顾问型律师,擅长合伙与股权实务】
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