合伙人怎么开会,排排坐,随便聊?

合伙指南 | 作者:李立律师

这是李立律师博客和合伙指南公众号346篇文字

可以选择一个人控制管理公司,也可以选择合伙的方式管理公司。一旦开始合伙了,这就面临了一个我们常说的“合伙人开会”的事情了,这在一个人控制管理公司的时候不会遇到。

开会,不外乎3件事情:汇报、讨论、表决。看起来是很平常、很简单的一件事情。但是,有相当一部分的企业家事实上对于“开会”这件事情很不擅长,我们经常发现:

  • 有的企业几年不开股东会或合伙人会议;
  • 有的企业的股东或合伙人丝毫没有参加会议的动力;
  • 有的企业偶尔不得不开会就闹得不可开交;
  • 会议冗长,没完没了,往往开了两天但最后一个决定也没有做出来;
  • 把开会当成了年度聚会,吃吃喝喝玩玩;
  • 开会没有规矩,随意讨论,随意延伸议题;
  • 有人因故没来开会,其他人就随意代他在决议上签字同意;
  • 法院里有关股东会决议无效或撤销的案件越来越多;
  • 连续多年不开会,小股东上法院请求解散公司。

曾经有一名企业家就和我们说过,他在开会之前其实已经把决定做了,只不过想在会议中听取一下意见而已。那么这个会不过是个征求意见的会议,是一种“单向”的会议。

所谓单向,就是说由会议的一方来主导和控制,目的是为了将自己的意志告知、通知到会议的其他参与者,而不是来共同讨论决定相关的议案。

我今天聊的合伙人会议,是带有共同决策的会议,虽然会议中也有强弱,但不是一言堂那种。这类会议,原则上应当是一种“双向 ”的会议,所有的重大决定应当是共同表决而产生的。

开会,不是简单地把人召集起来就算开会了,开会是需要学习的一门学问。市面上有一些专门教人怎么样开会的书籍,大家有空可以看一下,但是这些书籍通常关注的都是内部管理类会议或业务类会议,都没有提及企业顶层结构的会议该怎么开。

要知道,公司领导召集中层开一个会、这个与股东会或者合伙人会议是性质完全不同的。在领导召集中层管理人员或员工开会时,是公司领导主导的一种单向的会议,与会者在管理地位上是不平等的。而股东会或合伙人会议中,与会者的管理地位是平等。所以,要开好合伙人会议,绝对是不可能运用给下级员工开会的那种模式的。

开会这件事情,对合伙的运行起着至关重要的作用,合伙人之间的交流就是通过不同形式的各种会商来达成的。或者说,开会,是一种合伙人之间合作交流的一种形式,较为重要的一种形式。

假如合伙人之间的交流存在障碍和问题,没有了有效的交流和配合,那么就失去了合伙的意义了。

那么,怎么样才能真正有效地开会呢?

一谈到这个问题,有些人自然而然地会说要建立有效的会议制度。这话也对也不对。

确实,需要有效的会议制度来安排合伙人之间的会议操作。但是,制订合伙人会议制度的前提是:要有合理、科学、并且适合自身情况的合伙人开会理念和思维。

合伙人会议制度不是凭空而来的,它是根据合伙人对会议的理解和认识来制订的。

假设你只是把合伙人会议理解为在一个会议室里合伙人排排座开个会,那么你制订出来的合伙人会议制度就很有可能更像是个“会务安排”,就像外面那些专门从事会务服务的公司提供的服务那样。

合伙人会议制度的实质远比会务安排要深刻得多。良好合理的合伙人会议制度将是真正凝聚合伙人力量的日常机制、而且会在合作中彼此更加信任和紧密。相反,不合理的合伙人会议制度,不仅无法实现凝聚合伙人力量的作用,而且会不断产生离心力,不断地产生各种误会、矛盾、错误等等,最终将导致合伙人变成陌生人、甚至是仇人。

在我总结的“5少5多”的合伙人会议制度里的第一条就是“少大会,多小会”

合伙人需要长时间会议的,必须是极其重要的事项,例如:发展方向及计划的确定、对外投资计划的确定、合伙协议的修改补充、新合伙人的加入、退伙、收购、融资、上市,等等。日常的经营管理工作中需要商议的,通常都不建议开长时间会议。

长时间的会议,往往是因为会议制度的不健全造成的。没有相应的制度和机制,那么对于发言次序没有制度安排,发言时间、次数、打断别人的发言都没有事先的约定。

有家企业的合伙人之一就向我抱怨说在会议中有一位合伙人发言时间特别长,会议主持人要求他发言简洁一些,反而被这位合伙人反驳到“难道剥夺我的发言权利吗?”会议主持人无言以对,于是只能让他继续说下去,这场会议最后开了整整2天后因为大家都没有时间了所以才中断结束了。这就是事先没有制度的原因。

长时间的会议,有时也因为会议前的准备工作不充分有关。我们说的准备工作不是安排会场,也不是通知合伙人到会,而是说要将会议所要讨论的议程以及相关所有的背景资料充分地提供给所有合伙人。不仅是要事先充分提供资料,而且应当在会议前就此开始非正式的交流,尽量在会议之前将焦点聚焦在大家需要花些时间充分发表各自意见的那些内容,而那些细枝末节或者大家都没有异议的事情在会前就可以达成默契了。

我们在参与一些会议时,经常会发现错误的示范,就是在会议桌每人的面前放置了会议讨论所需要的资料,参会的人员开会时才开始阅读思考这些内容,这匆匆忙忙之间因为理解不充分、互相之间没有前期的交流,于是很多的争论其实都是在空对空地浪费时间。

那什么是开小会呢?小会,就是指合伙人之间就一项具体的内容进行沟通讨论,迅捷地作出结论或表决。小会的时间通常应当控制在30分钟之内。假如合伙人人数少于3人的,那么时间应当更短。

小会和大会的比例应当怎么控制呢?根据我们的经验来看,除非企业的运营有特别重大的变化事项出现之外,那么大会一年开2次通常就够了,而小会可以每天都开,每天开小会的次数按需而定。每天2次的小会甚至可以直接替代领导层的晨会和当天小结会。

目前,上海法院系统已经全面推出可选择用电子邮件接受法院文书送达的制度。就连有保守传统的法院也开始善用电子及网络了。与此相比的,很多公司内部,在合伙人层面尚没有成熟合理的电子会务系统。

这次疫情原因,线上沟通、在线会议、在线协议广泛地被运用了起来。很多人也尝试使用多人在线视频会议的方式开展一些原本需要面谈的事务。

对于任何工具,包括在线视频会议系统,要根据自己的需求来选择。并不是所有类型的会议,都是适合选择视频会议方式的。

对于公司股东会、合伙企业的合伙人会议,这类会议的性质是比较重大的,要有归档的概念。也就是说,这些会议,必须留下可追溯查阅的档案,可以无争议地显示或反映会议的内容、决议以及过程。

传统面对面的会议方式,好处是可以通过同步的会议记录,并且会议记录以及会议决议文件上即时可以取得签字。

但是,面对面会议方式的缺点也是非常明显的,那就是时间成本太高,所有的人要集中在某个时间某个地点,仅仅是会议时间的确实就需要花费一定的精力。另外,假如所需要讨论决议的事务实际花不了多少时间,那么参加会议的路途时间就显得不划算了。

那电子方式怎么选择呢?

选择其实挺多的,这个没法给建议,因为还需要考虑个性要求以及成本承受力。

微小的事情,我的倾向是尽量使用电子邮箱来组织会议。“会议”,这个词容易引起坐在一起的联想。其实,电子邮件方式组织个微型会议大概是这样的:

  1. 小明(股东之一),事先电话微信或见面时一对一都沟通过。
  2. 小明,发邮件给其他股东,邮件件内容是关于讨论确定今年的利润分配方案,附件是利润分配方案,邮件内容写明请所有股东回复同意还是反对。
  3. 其他股东回复邮件,均表示同意。这就是会议结束了。

当然,在使用电子邮件的方式前,公司应当以书面方式请股东确认自己的电子邮件地址,并且同意:只要是发送的邮件系统发送成功,即视为送达。

视频也有他的优点,能够看到表情和语气,不太容易因为文字表达无法体现情绪而产生不必要的误会。但视频会议,建议还是要将全部内容保存为视频文件并且妥善保存和备份好。

至于普遍使用的微信,从一个律师的角度来看,不建议作为正式决议形成的工具。微信更适合于在开正式会议前的非正式的事前沟通的工具,或者那些不需要归档的讨论事务,因为我记得腾讯公司声称是不保存用户的聊天记录的,而且手机中的聊天记录很容易遗失。

合伙人怎么开会,是个看似不起眼的小事,但会议决定的都是大事,那么,如何开会又怎么会是小事呢?