向幼儿园老师们学习究竟怎样开会

与我小时候的老师们相比,现在的老师们在利用工具方面可说是与时俱进。孩子刚进幼儿园,做爸妈的立即就被要求加入班级QQ群,老师在里面发通知、发作业、与家长进行简单的交流,基本上完全取代了旧时见面开家长会的方式。经过长时间的参与和观察,我发现这些幼儿园老师在“开会”这方面的技巧和能力有许多是可以被我们这些做项目、管理企业的人来学习的。

无效开会、浪费时间的会议、反效果的会议,浪费了员工的时间、更浪费了管理者宝贵的时间,不仅如此,相关的事务拖延、混乱、互相推卸责任,不了了之。大家真该好好学习一下幼儿园老师的开会方法:

  1. 通知和开会严格区分
    凡是通知类的内容,在群里一发布,只要求家长们回复收到就可以,不需要讨论,也就是说不需要开会。可我们有些公司各级管理者特别喜欢把属于召集起来,发布通知、要求,都是单方面的告知。这个互联网信息的年代里,如果仅仅是为了把这些信息有效传达给大家,那么完全不需要用这种低效的方式。当然了,有的管理者认为,这种方式有”增强权威”的作用,有些小微企业的主管以下的晨会就有点这个意思,对此我只能“呵呵”了。
  2. 在制度执行方面的及时性
    刚进QQ群时,老师们要求大家把群内的昵称一律改成“某某爸爸”或“某某妈妈”的名字。当然了,和许多事情一样,总有些家长因为各种原因,没注意到这个要求、或者拖延了、或者改得名字不符合要求。大家猜老师们是怎么操作的?老师们不会等,也不会在线上发消息等你回复。老师干脆直接的在当天就打电话到你那里,态度友好而坚决地要求你马上把群里的昵称给改了。
    QQ群昵称看似真的是个很小的事情,但老师这样及时地规范的好处是明显的:一是大大降低了之后的工作强度,否则时不时要记忆和查询某个群组成员是谁的家长;二是从一开始就让家长们在心理上建立起对QQ群操作的严格态度。想想看我们有多少会议,开了之后就像没有开一样,会后的跟进是怎样的呢?
  3. 极少开会的原则
    老师们虽然开设并管理了QQ群,随时开家长会的方便性就摆在那里,但是老师们真的极少通过QQ群要求大家发表讨论性的意见,我印象中一年中最多也就一至两次,而且是很简单的就某项活动提些建议。凡是具体涉及某个小朋友的,凡是涉及小朋友和小朋友打架的、凡是没有必要在群里讨论的,一律引入QQ单独聊天,再加上电话直接沟通。
    相对照的,我们某些企业,在会议管理上非常之松,在就某事开会前不会就此事需不需要开会进行评估,由此浪费了多少人力资源。而且,本来一对一交流的事情,非要放在众人面前聊,很多时候话语要变形、效果会打折。

2006年,时任福特公司CEO的艾伦·穆拉利 (Alan Mulally)要求团队严格评估公司会议的效果,取消了所有不必要会议,并且设计了每周例会取代了之前的会议周,帮福特节约了数千小时,节约下大笔日常开支。

千万不要以为幼儿园老师只是教我们小孩子的老师,在开会的技巧和方式的许多方面,他们也是很多企业管理者的老师。

好好利用开会这个工具,不要滥用,更不要一想到什么事就把所有人都召集来排排坐。

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