有关印章管理,企业老总只要记住这5句话

简单的说成复杂的,有助于我们深刻理解其背后的逻辑进而有助于我们全面把握。将复杂的说成简单的,有助于传达和执行。有关企业印章管理,就是这样一个问题。印章的管理并不只是“印章保管”的问题,它几乎涉及到企业授权和业务管理的整个过程,尤其是直接涉及合同管理(包括订立、履行)。印章管理失当,风险的程度是不可控的,所以必须要重视。但是,印章管理与授权、合同管理、业务管理等交叉所产生的具体情形可能性实在是太多,如果一一排列研究,只适合于法律人士。这里,我将过去在给企业高管提供企业法律管理培训中的一段文字拿出来与大家分享一下,即有关印章管理,企业老总只要记住以下这5句话就可以了:

一、要否定加盖企业公章的合同,难上加难。

有些企业管理者总有一种侥幸心理,内心里总觉得假如确实存在问题那么有可能推翻已经加盖公章的合同的效力。这里要提示一下:

1)理论上确实有这可能,但实践中小概率;

2)根据证据规则,书面证据证明力高于其他形式的证据,对方拿的是加盖了公章的合同,这在书面证据中可以说是证明力最高的证据形式了;

3)举证责任几乎全部在要推翻合同效力的这一方,且要承担诉讼本身的不确定风险。

二、法定代表人签字,原则上来说,效力等同于加盖公章

什么叫“法定代表人”,就是“法定能代表企业的人”,他都签字了,等于这个企业认可了。这个不多解释了。

三、实际履行了,比公章还有效。

虽然没有在合同上加盖公章,但是对方操作起来了,你也配合履行起来了,如无其它特殊情况,双方之间的合同关系就建立起来了。

四、企业内部规定不能否定公章效力。

有企业直接搬出公司章程,甚至规章制度来给我看,说你看我们公司规定了,加盖公章必须得到董事会的同意,这份合同的盖章没有经过我们董事会讨论同意,所以是非法的。这个误区的关键点是要区分内外,企业内部的规定只能约束内部关系,不能给企业以外的主体增加义务。

五、对公章的外部管理有特别要求的,要体现到具体合同条款中去。

前面说了,企业内部规定不能否定公章效力,但是假如企业想要在公章对外使用方面增设一些特殊的条件,比如合同必须是公章加法定代表人签字才能生效,或者更为复杂的一些要求,那么企业该如何去操作呢?那就要在合同起草时将有关的要求以法律技术手段加入到合同相关条款中,只有这样,才能产生合同上的效力,反过来也控制了企业法律管理在印章管理方面的风险,这也是我们团队在提供企业内部制度优化服务时经常处理的一个细节。

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